Gestão de Projetos tem como objetivo principal produzir um projeto completo que atenda os objetivos. Não é tarefa fácil, não importa qual seja a escala e o escopo.

Desde o planejamento das minúcias, passando pelo tratamento das demandas em constante mudança dos clientes até o envio das entregas no prazo, há muita coisa que pode dar errado.

Quando você divide o projeto em estágios gerenciáveis, cada um com seus próprios objetivos e entregas, fica mais fácil controlar execução e qualidade do resultado.

Por que isso é tão importante? Porque incentiva liderança, motivação e a remoção de obstáculos.

A Gestão de Projetos ajuda as equipes a introduzirem novos produtos ou serviços no mercado, aumentarem a receita e atingirem demais metas da empresa.

 

O que é Gestão de Projetos? O que fazem os PMs?

Primeiramente, vamos definir o que isso significa – é a disciplina de planejamento, execução e conclusão de projetos.

Os PMs, Gerentes de Projeto ou Project Manager, são responsáveis pela gestão e utilizam-se de um conjunto de metodologias, processos e ferramentas para orientar suas equipes e gerenciar recursos.

São eles que mantém a equipe e o cliente juntos e dispensá-los pode ser uma falsa economia. Afinal, um ótimo gerenciamento de projetos significa não só manter o triângulo de: entregas no prazo, orçamento e escopo do projeto.

Ele é quem cria uma visão para um projeto de sucesso e coloca todos na mesma página do que é necessário para permanecer no caminho certo para o sucesso.

Quando os projetos são gerenciados adequadamente, há um impacto positivo que reverbera além da entrega do material final.

Se você quer iniciar a gerenciar projetos ou estiver de alguma forma em uma posição em que se espera essa gestão, é melhor começar a aprender os estágios básicos das fases do ciclo de vida do projeto. Vamos a eles?

1º passo: iniciação

Naturalmente, comece do início. O que significa que é a hora de transformar uma ideia abstrata em um objetivo significativo.

Quando seu projeto tem um objetivo claramente definido, você pode direcionar sua equipe e cumprir prazos com mais facilidade.

Responda questões como: faz parte do core business da nossa empresa? Nós conseguimos fazer isso? Isso beneficiará a organização?

Sendo respostas positivas, é o momento de definir o escopo e identificar potenciais parceiros.

O escopo do projeto não apenas direciona o trabalho da equipe, mas também fornece diretrizes caso seja necessário solicitar mudanças.

É mais provável que um projeto grande mude com o tempo, portanto, um escopo mais detalhado permitirá que as revisões necessárias sejam feitas com mais facilidade.

Identifique também as principais partes interessadas – as pessoas que estarão envolvidas.

Crie um registro das partes interessadas com as funções, designação, requisitos de comunicação e influência.

O resultado dessa fase é um plano de projeto, que precisa ser aprovado por todas as partes envolvidas. Fazer isso corretamente evita mal-entendidos e falsas expectativas mais tarde.

 

2º passo: planejamento

Agora, com as definições iniciais já feitas e acordadas, a próxima etapa é planejar. Diferentes projetos requerem diferentes níveis de planejamento.

Portanto, é hora de colocar no papel o roteiro do projeto que pode incluir:

• Estabelecimento de metas e estregáveis
• Estimativa de custos
• Identificação de requisitos técnicos
• Cronograma

Existem vários métodos para definir os objetivos do projeto, mas SMART e CLEAR são os mais populares.

SMART

Nesse método, as metas são claramente definidas e precisam conter as características:

Specific ou específico

Measurable ou mensurável

Attainable ou alcançável

Realistic ou realista

Timely ou no prazo

 

CLEAR

Ainda que eficaz, a técnica SMART não consegue acompanhar agilidade e mudanças no mercado tão bem quanto o método CLEAR, que consiste em:

Collaborative ou colaborativa: estimula o trabalho em equipe

Limited ou limitada: possui prazos de escopo e de entregas

Emotional ou emocional: precisa ter uma conexão emocional com os colaboradores para motivá-los

Appreciable ou calculável: definição de metas maiores e menores

Refinable ou aprimorável: deve ser passível de adaptações e melhorias

 

3º passo: execução

O estágio de execução do projeto é onde sua equipe faz o trabalho real – em sua maioria, é onde o projeto passa a se tornar visível para o restante do mundo.

Como PM, seu trabalho é estabelecer fluxos de trabalho eficientes e monitorar cuidadosamente o progresso de sua equipe.

É necessário alocar os recursos certos e manter os membros de sua equipe focados em suas atribuições.

Isso também significa que o sucesso da fase de execução do projeto depende muito do quanto você foi eficaz na fase de planejamento.

Se surgir um problema, trabalhe com sua equipe para avaliá-lo. Se não puder ser resolvido ou atrapalhar o cronograma, você provavelmente precisará ajustar o plano e ajudar a equipe a seguir em frente.

 

4º passo: monitoramento e controle

Essa fase geralmente se sobrepõe à fase de execução.

No decorrer do projeto, você acompanhará de perto o status das entregas e agendará reuniões regulares da equipe para garantir que permaneça no caminho certo.

Essa fase geralmente envolve uma quantidade razoável de testes. Você pode precisar testar minuciosamente cada entrega para ver se funciona e identificar possíveis problemas.

Nesse momento, você deve implementar medidas de garantia de qualidade. Se o produto não passar nos testes que você projeta, sua equipe deve reavaliar e começar a resolver quaisquer problemas ocorridos durante os testes.

Não é incomum descobrir que seu projeto pode precisar repetir esse estágio. Às vezes, o produto final não atende aos padrões da sua organização e precisa ser ajustado. Pode levar vários ciclos para acertar, mas isso também pode levar ao desenvolvimento de produtos novos e empolgantes nos quais sua equipe não havia pensado anteriormente.

 

5º passo: encerramento

Um projeto é encerrado quando a entrega final é formalmente entregue e todas as partes interessadas são informadas.

Mas, antes que isso aconteça, é aconselhável se reunir com a equipe e avaliar o projeto: o que deu certo e o que poderia ter dado melhor?

Isso ajudará a evitar erros semelhantes no futuro e permitirá que você construa processos mais fortes e crie equipes mais eficientes.

 

Dica para uma Gestão de Projetos mais eficiente:

Dividir um projeto em várias fases oferece algo essencial: previsibilidade.

Dessa forma, é possível ter uma estrutura para operar, facilitando o planejamento e a execução. Enquanto planilhas e post-its eram suficientes no passado, a exigência de gerenciamento de projetos digitais é completamente diferente.

Portanto, você precisa das ferramentas certas para planejar, organizar e acompanhar projetos.

Por isso, desenvolvemos o CAP Platform, que permite a criação de fluxos de maneira simples, com templates pré-estruturados prontos para usar.

Também é facilmente adaptável – permite que as áreas da empresa personalizem as camadas de softwares e sistemas de acordo com suas necessidades.

O CAP Platform possibilita o encurtamento do ciclo de entregas de processos, tornando concepção, desenvolvimento, testes e go live muito mais previsíveis.

Com a automação e otimização dos processos internos, os prazos de criação, testes e entregas são reduzidos ao mínimo possível.

Ele é acessível via API e permite a integração a outros processos e ferramentas de forma sistêmica, como SAP, Oracle, Sales-Force, Azure, Ariba e até mesmo redes sociais corporativas.

Depois de implementado, o CAP Platform se faz presente, principalmente, nas demandas de programação de baixa e média complexidade, permitindo que a equipe de tecnologia se concentre no desenvolvimento de aplicações mais complexas.

 

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