O que é Workflow e como ele ajuda a sua empresa

Workflow é um termo em inglês que quer dizer fluxo de trabalho. Em uma empresa, ele funciona como uma estratégia para organizar e realizar atividades, incluindo todas as etapas e pessoas responsáveis por um processo de negócio. Neste artigo, você vai entender melhor o que é workflow, como ele funciona e seus benefícios.  

O que é Workflow 

O workflow é um método para organizar processos de negócios, que consiste na disposição de uma série de tarefas executadas em sequência, regularmente. Um fluxo de trabalho pode ser feito por apenas uma pessoa (como escrever, editar e publicar uma postagem de blog) ou envolver várias pessoas (encontrar e corrigir erros em TI, integração de novos funcionários, pedidos de compra, etc). 

De forma manual, o workflow pode ser visualizado por meio de um diagrama ou fluxograma. A primeira etapa para construir um workflow, é a identificação dos passos necessários de uma tarefa e como ela deve ser executada. A segunda, é a atribuição de responsabilidade, quem ou quais departamentos estão encarregados. 

Depois disso, vem a coleta de dados, que envolve reunir todas as informações necessárias para que o workflow seja concluído. Todas essas ações podem ser automatizadas e simplificadas com sistemas de gestão de processos.  

Workflow automatizado 

A estratégia de workflow pode ser realizada com ajuda da tecnologia, a partir de softwares que facilitam os processos de negócios, gerando eficiência e economia.  

Um estudo feito pela organização CMO Council descobriu que as empresas perdem até US$ 1 trilhão a cada ano como resultado de tarefas mal administradas. Esse é um dos motivos pelos quais o uso de sistemas de automação de fluxo de trabalho pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro. 

Além disso, de acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review, até 30% da carga de trabalho do funcionário médio pode ser automatizada. Dessa forma, empresas podem acelerar os fluxos de trabalho enquanto permitem que suas equipes se concentrem em outros aspectos estratégicos das operações.

Leia Mais: Git: Qual o melhor workflow para você?

Usos da automação do fluxo de trabalho 

Organizações em todos os setores podem se beneficiar da automação do fluxo de trabalho. Além disso, elas podem usar essa tecnologia em vários departamentos e áreas de nicho, como: 

• Atendimento ao cliente 
• Serviços compartilhados 
• Recursos Humanos 
• Conformidade & Gestão de Riscos 
• Setor Jurídico 
• Demandas de TI / ITSM 
• Procurement That Flows™ 
• Gestão de Identidade e Acessos

Benefícios de implementar um fluxo de trabalho automatizado 

Automatizar os processos com um software de fluxo de trabalho é crucial para qualquer empresa. Confira os benefícios: 

Redução de erros  

Por meio da automação, as organizações podem padronizar a forma como os processos são executados e os resultados esperados. Fluxos de trabalho bem estabelecidos, tarefas automatizadas e procedimentos bem definidos, diminuem o erro humano e melhoram a conformidade do negócio.

Mais produtividade 

Tarefas repetitivas atrapalhem o dia de trabalho de uma pessoa, especialmente se fazem parte de um processo manual. A automação do fluxo de trabalho é essencial para ajudar sua organização funcionar com mais eficiência. Quanto mais tarefas e processos você puder colocar on-line e padronizar, mais tempo você oferece aos funcionários para lidarem com questões estratégicas do negócio. 

Economia financeira 

A automação não economiza apenas o tempo da sua empresa, mas também dinheiro. Ao adotar um software de workflow, sua empresa pode reduzir a dependência de soluções antigas, geralmente mais caras e desatualizadas, que os funcionários utilizam para concluir trabalhos manuais. 

 Melhora a comunicação e a transparência 

Um sistema de gestão de processos garante uma comunicação perfeita entre as tarefas e as partes interessadas. Os funcionários ficam cientes sobre os canais de informação apropriados e onde obter respostas para suas dúvidas. Uma comunicação clara promove maior produtividade e bom relacionamento com a gestão. 

O futuro dos negócios é automatizado. De acordo com a Acumen Research and Consulting, o mercado de automação de fluxos de trabalho está prestes a ultrapassar US$ 78 bilhões até 2030, crescendo a um CAGR de 23%. Nos próximos anos, as organizações avançarão para uma automação mais ampla do fluxo de trabalho nas operações de negócios, principalmente nas atividades de TI. 

Dados os vários benefícios da automação do fluxo de trabalho, as empresas estão tornando essas soluções como parte de sua estratégia de negócios. Ao escolher um sistema de gestão de processos, você ganha uma vantagem competitiva com fluxos de trabalho mais organizados e intuitivos, que melhoram a produtividade dos negócios.  

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